Kansainvälinen jakso

Miten hakeutua kansainväliselle jaksolle

Kansainvälisen jakson hakuohjeet Keudassa jo opiskelevalle opiskelijalle:

Alla listatut tehtävät ovat osa Kansainvälisessä työympäristössä toimiminen -tutkinnon osaa (15osp) ja ne ovat vaatimuksena myös Erasmus+ -apurahan saamiselle.

Aikaa valmisteluille on hyvä varata reilusti. Kv-toimiston kautta etsittyjen kansainvälisten työssäoppimispaikkojen etsintään on varattava 4-6kk aikaa. Kun vaaditut tehtävät on opiskelijan puolesta tehty valmiiksi, nopeuttaa se järjestelyjä ja voimme saada ulkomaanjakson toteutumaan mahdollisesti nopeammallakin aikataululla.

Huom. Kun hakeudut kansainväliselle jaksolle, käytä aina täältä kotisivuilta ladattuja lomakkeita. Näin käytössäsi on aina uusimmat, päivitetyt versiot!

Aloita lataamalla check up list itsellesi ja etene kv-jakson suunnittelussa kätevästi vaihe vaiheelta!

1. Tee hakemus kansainväliselle jaksolle

Keskustele vastuuopettajasi kanssa toiveestasi päästä kansainväliselle jaksolle hyvissä ajoin HOKS-keskustelussa.

Syksyn 2023 kv-jaksoille haku on sulkeutunut 18.3.

Syksylle 2023 itsenäisten jaksojen haku on avoin vielä tapauskohtaisesti. Näille hakemus avautuu sivustoillemme tähän kohtaan pian.

Kansainväliset jaksot:

Itsenäinen jakso: lue selitys kohdasta 8.

Tuettu jakso: lue selitys kohdasta 8.

Huom: Tarvitsemme kv-toimistossa jaksojen suunnitteluun 4-6kk.

Sähköinen hakemus saapuu Keudan kv-toimistoon, jonka jälkeen opiskelijan vastuuopettajaan otetaan yhteyttä ja kysytään puoltoa jaksolle.

  • Kansainväliselle jaksolle päästäkseen opiskelijan tulee saada vastuuopettajan puolto.
  • Puollon saaneen opiskelijan on varattava aika ja käytävä toimipisteen terveydenhoitajan vastaanotolla.
  • HUOM! Kv-jaksot ovat mahdollisia toistaiseksi vain täysi-ikäisille. Sinun on oltava 18-vuotta täyttänyt lähtiessäsi Keudan kansainvälisellä jaksolle.

Apua hakuun saat toimipisteesi kv-yhteyshenkilöltä:

Tässä lista kansainvälisten asioiden yhteyshenkilöistä toimipisteittäin.

2. Käy valmennuksessa

Jakson järjestelyt aloitetaan kv-toimistossa vasta kun opiskelija on käynyt valmennuksessa. Valmennuksessa kuulet kaiken oleellisen kv-jaksoihin liittyen, pääset kysymään ja tiedät miten edetä järjestelyissä. 🙂

Jos haluat, että Keudan kv-toimisto auttaa sinua työharjoittelupaikan löytämisessä, tarvitsee kv-toimisto järjestelyihin 4-6kk valmennuksesta laskien. Itsenäiselle jaksolle lähtiessä, järjestelyt voivat tapahtua nopeammin, lue kohta 8.

Keuda järjestää kansainvälisen jakson valmennukset etänä, Teamsin kautta. Jokaisen ulkomaanjaksolle lähtevän opiskelijan on osallistuttava yhteen valmennukseen. Voit ilmoittautua valmennukseen lähettämällä nimesi osoitteeseen international@keuda.fi mutta valmennukseen voi myös tulla ilmoittautumatta. Nähdään siis siellä! 🙂

Valmennuspäivät keväällä 2023

maaliskuu: torstai 23.3 klo 9-15.30

huhtikuu: torstai 13.4 klo 9-15.30

Osallistu valmennukseen tästä linkistä: Liity kokoukseen napsauttamalla tästä

3. Tee englanninkielinen ansioluettelo (CV) ja motivaatiokirje

Lähetä ne sähköpostin liitteenä kv-toimistoon: suvi.kylmala@keuda.fi

HUOM! Tallenna ja lähetä omalla nimelläsi Etunimi.Sukunimi.Cv tai Etunimi_Sukunimi_Motivation letter yms.

Ansioluettelon tekoon löytyy hyviä pohjia netistä googlettamalla. Voit käyttää esimerkiksi Canva -ohjelmaa.

Vinkkejä ansioluettelon tekoon:

  • muista laittaa koko nimesi ja syntymäaikasi
  • laita itsestäsi tunnistettava kuva
  • laita koulutus ja työkokemus uusimmasta vanhimpaan
  • huomioi, että sinulla on työkokemusta myös opintojen aikaisesta työpaikalla järjestettävästä koulutuksesta! Tämänkin voit kuvailla ansioluettelossasi
  • Keudan englanninkielinen nimi on Keuda Group Vocational Education and Training
  • Oman tutkintosi englanninkielinen nimi löytyy täältä
  • Muista tallentaa tiedostot omalla nimelläsi, esim. etunimi.sukunimi.CV

Motivaatiokirjeessä kerrot hieman itsestäsi ja syistä miksi haluat lähteä kv-jaksolle. Lataa mallipohja tästä.

  • Kerro erityisesti millaisista työpaikoista ja -tehtävistä olisit kiinnostunut, ja millaista osaamista sinulla jo on omalta alaltasi. Tämä auttaa juuri sinulle sopivan, kiinnostavan paikan löytymisessä!
  • Muistathan: kielen, maan ja kansallisuuden nimet isoilla kirjaimella, esim. Finland, Finnish citizen, I speak Finnish and English.

4. Tehdään sitoumus ja apurahasopimus

Opiskelija saa kansainvälistä jaksoaan varten Erasmus+ -ohjelman apurahan. Apurahasopimus-sitoumuksen laatii Keudan kansainvälisten asioiden assistentti Iina Siren yhdessä opiskelijan kanssa. Saat kyseisen dokumentin allekirjoitettavaksi sähköpostilla kun jaksosi on varmistunut ja vaaditut dokumentit ja tiedot on välitetty kv-toimistoon. Samalla sitoudut lähtemään jaksolle. Sitoumus tehdään myös väärinkäytösten varalle. Opiskelija sitoutuu noudattamaan Keudan järjestyssääntöjä ja valmennuksessa infottuja asioita, ja opiskelija vakuuttaa, että on lukenut liitteen vakuutusinfon, koronaan liittyvät ohjeistuksen ja tietää omat velvollisuutensa jaksolla.

HUOM! Apuraha maksetaan opiskelijan Studentassa ilmoittamalle tilille osittain ennen matkaa. Tarkistathan ja lisääthän oikean tilinumeron Studentaan henkilötietoihisi, sekä yhteystiedot kohtaan ICE-henkilön nimi ja puhelinnumero (äiti/isä/muu läheinen).

Osa apurahasta maksetaan matkan jälkeen, kun kaikki vaihtojaksoon kuuluvat dokumentit on tehty. Katso kohta 10.

5. Tehdään sopimus vastaanottavan organisaation kanssa

Kun työpaikalla järjestettävän koulutuksen paikka tai koulujaksopaikka on varmistunut, tehdään sinulle sopimus vastaanottavan organisaation kanssa.

Työpaikalla tapahtuva jakso: Training agreement

Koulupaikka: Learning agreement

Training agreement

Opintojesi vastuuopettaja yhteistyöllä kv-yhteyshenkilön ja kv-toimiston kanssa tekee vastaanottavan yrityksen kanssa englanninkielisen koulutussopimuksen, eli Training agreementin. Training agreementin allekirjoittaa yritys ja Keudan opettaja. Training agreementin tekemiseksi Keuda tarvitsee yrityksen tietoja.

  • Itsenäiselle jaksolle, opiskelijan on toimitettava kv-toimistoon seuraavat tiedot:
    • Duration of the internship (dates):
    • Company name:
    • Name of the company’s mentor:
    • Email of the company mentor (for signature of the Training agreement):
    • Company address:
    • Company email:
    • Company tel:
    • Company webpage:
    • Working clothing provided by the employer: yes/ no
    • Meals are provided by the employer: yes/no
    • What should the student bring along from Finland (if any):
    • Working hours and days:  5 days  /week,  __ hour /day (max 8h).
    • Working tasks:
    • Working days, will there be work days in the weekends?
  • Tuetun jakson kohdalla, Keudan kumppanikohteissa koulutussopimukseen vaadittavat tiedot saadaan Keudan kansainväliseltä kumppanilta.

Englanninkielisessä Training Agreementissa kuvataan mm. jakson ajankohta ja kesto, kohdemaa, työpaikka, jakson tavoitteet, tutkinnon osa johon kansainvälinen jakso kuuluu, ja turvallisuusasioita.

Jokainen kansainväliselle jaksolle lähtevä opiskelija voi suorittaa jaksollaan sovittaessa yhteisiä tutkinnon osia, ammatillisia tutkinnon osia tai niiden osa-alueita, Pinjasta löytyviä verkkokursseja sekä paikallisesti tarjottavan ammatillisen valinnaisen tutkinnonosan ”Kansainvälisessä työympäristössä toimiminen”, 15 osp.

Learning agreement

Kun koulujaksopaikka varmistuu, tehdään Learning Agreementin.

  • Itsenäiselle jaksolle, opiskelijan on toimitettava kv-toimistoon liitteen Learning agreement täytettynä, omalla, Keudan opettajan ja vastaanottavan koulun allekirjoituksella varustettuna. Täyttöön tarvitset etukäteen koulusta seuraavat tiedot:
    • Duration of stay:
    • School name:
    • Name of the school mentor:
    • Email of the school mentor (for signature of the Learning agreement):
    • School address:
    • School email:
    • School tel:
    • School webpage:
    • Working clothing provided by the school: yes/ no
    • Meals are provided by the schoolr: yes/no
    • What should the student bring along from Finland (if any):
    • Working / Studying hours and days: 5 days  /week,  __ hour /day (max 8h).
    • Studies in school / working tasks:

Tuetun jakson kohdalla, Keudan kumppanikoulun kohteisiin kohdistuvassa vaihdossa vastaanottavan koulun tiedot saat kv-toimistosta. Sinun on toimitettava kv-toimistoon liitteen Learning agreement täytettynä, omalla ja Keudan opettajan allekirjoituksella varustettuna. Kv-toimisto pyytää vastaanottavan koulun allekirjoituksen.

6. Valmistautumista

Paikallaolotodistus, itsearviointi ja arviointi

Koulujaksot:

Ota paikallaolotodistus, eli Certificate of attendance mukaan jaksolle paperisena (tai tulosta se kohteessa, mikäli olet varma, että saat tulostettua sen siellä).

Viimeisellä vaihtojakson viikolla, pyydä allekirjoitus koulun yhteyshenkilöltä paikallaolotodistukseen, eli Certificate of Attendance dokumenttiin.

Kv-jakson jälkeen palauta se skannattuna vastuuopettajallesi, toimipisteesi kv-yhteyshenkilölle ja kv-toimistoon.

Jos et pääse skannerin ääreen, tätä varten löytyy Appstoresta ja Play-kaupasta puhelimeesi ilmainen sovellus hakusanalla ”scanner app”, joka muuttaa kuvat pdf-tiedostoiksi.

Jaksolta palatessasi tämä lomake tulee olla palautettu, sisältäen kv-jakson toteutuneet päivämäärät sekä sinun ja työpaikan allekirjoituksen, jotta voit saada apurahan pantin, eli loput apurahastasi tilillesi.

Työssäoppimisjaksot:

Ota itsearviointi-arviointisivut mukaan jaksolle paperisena (tai tulosta se kohteessa, mikäli olet varma, että saat tulostettua sen siellä).

  • Opiskelija, joka on aloittanut opinnot Keudassa 1.8.2022 tai jälkeen (yleensä 1. vuosikurssi): Käytä tätä paikallaolotodistus-arviointilomaketta.
  • Opiskelija, joka on aloittanut opinnot Keudassa ennen 1.8.2022 (yleensä 2 ja 3. vuosikurssi): Käytä tätä paikallaolotodistus-arviointilomaketta.
  • Viimeisellä vaihtojakson viikolla, täytä itsearviointi ja pyydä työpaikan edustajaa arvioimaan kirjallisesti jaksosi. Pyydä dokumenttiin myös työpaikan mentorin allekirjoitus. Jaksolta palatessasi arviointisivujen jokainen kohta tulee olla huolella täytetty, jotta voit saada apurahan pantin, eli loput apurahastasi tilillesi.
  • Palauta arviointisivut skannattuna vastuuopettajallesi, toimipisteesi kv-yhteyshenkilölle ja kv-toimistoon. Jos et pääse skannerin ääreen, tätä varten löytyy Appstoresta ja Play-kaupasta puhelimeesi ilmainen sovellus hakusanalla ”scanner app”, joka muuttaa kuvat pdf-tiedostoiksi.
  • Kuinka teen itsearvioinnin ja pyydän arvioinnin työpaikalta?

Tuntuuko hankalalta? Saat lisätietoja ja apua kv-toimistosta tai toimipisteen kv-yhteyshenkilöltä kun asia on sinulle ajankohtainen, ja tietenkin aina pyydettäessä.

7. Matkajärjestelyt

Keudalla on monia kumppaniorganisaatioita ympäri Eurooppaa. Järjestämme Keudan kv-toimiston kautta ulkomaan jaksoja vain kumppaniorganisaatioiden yhteystyöllä kaupungeissa, joissa kumppaniorganisaatiomme sijaitsevat.

Koronatilanne + muut kriisi tilanteet

Maailman ja kohdemaan koronatilanne ja rajoitukset vaikuttavat jakson toteutumiseen. Huomaa, että odottamattomat tapahtumat voi johtaa jakson muutoksiin, peruuntumiseen tai ennenaikaiseen keskeytymiseen.

  • Jaksot suunnitellaan aina tapauskohtaisesti
  • Tarkista yhdessä kv-toimiston kanssa matkavakuutukseen ja jaksolla oloon liittyvät vastuut ja muut huomiot (viimeistään valmennuksessa)
  • On hyvä ostaa lentoliput, jotka ovat siirrettävissä ja peruutettavissa.
  • Muista käytännön vinkeistä kuulet mm. valmennuksessa lisää.

Opiskelijalla on aina vastuu selvittää itse ajankohtaiset maahanpääsyvaatimukset niin kohdemaan kuin lehtoyhtiön, ja hankittava ja pidettävä  mukanaan tarvittavat dokumentit.

Täällä vinkkejä tietojen selvittämiseen.

8. Kv-jakso

Kv-jakso on 3vko-3kk kestävä työpaikalla järjestettävän koulutuksen jakso jossain päin Eurooppaa sijaitsevassa yrityksessä. Opiskelija siis menee jaksollaan työskentelemään paikalliseen yritykseen koulutussopimuksella  (Learning/Training agreement).

Jaksojen kestot ovat olleet keskimäärin 5-6 viikkoa, ja ne hyväksiluetaan opintoihin.

Tuettu jakso

Järjestämme Keudan kv-toimiston kautta ulkomaan jaksoja vain kumppaniorganisaatioiden yhteystyöllä kaupungeissa, joissa kumppaniorganisaatiomme sijaitsevat.

Mikäli lähdet kv-jaksolle Keudan kumppanikohteeseen, Keudan kansainvälisten asioiden suunnittelija Suvi Kylmälä, kansainvälisen asioiden assistentti Iina Siren ja toimipisteen kv-yhteyshenkilö auttavat opiskelijaa tarvittaessa matkajärjestelyissä. Tällöin opiskelijan tekemä CV ja motivaatiokirje lähetetään ulkomaille kumppanikohteeseemme, jossa paikallinen yhteyshenkilö etsii opiskelijalle sopivaa työpaikalla järjestettävän koulutuksen paikkaa. Kansainvälinen jakso varmistuu vasta, kun sopiva työssäoppimispaikka ja asunto on löytynyt kohteessa.

Opiskelijan kanssa sovitaan hakuprosessin edetessä lentojen hankinnasta, lentokenttäkuljetuksista ja asumisesta kohteessa. Asumisasiat hoidetaan joko Keudan toimesta, yhteistyössä ulkomaisen kumppanitahomme kanssa, tai opiskelija voi hoitaa ne itse.

Mikäli Keuda maksaa opiskelijan lentoja, majoitusta tai muita kuluja, ne vähennetään opiskelijan saamasta apurahan kokonaissummasta.

Itsenäinen jakso

Kannustamme opiskelijoitamme olemaan aktiivisia ja edistämään työelämä- ja työhakutaitoja ottamalla yhteyttä kansainvälisiin yrityksiin ja hankkimalla työpaikalla järjestettävän koulutuksen paikan jostain päin Eurooppaa itsenäisesti. Kun kv-toimisto ja opettajasi on hyväksyneet työpaikan (olleet heihin yhteydessä ja varmistaneet sen sopivuuden), voidaan sinulle myöntää Erasmus+ apuraha, jolla saat varattua majoituksen ja lennot, sekä katettua muita jakson kuluja. Kyse on tällöin ns. itsenäisestä jaksosta, jonka järjestelyt tekee opiskelija itsenäisesti.

Jos sinulla on tiedossa mahdollinen työssäoppimispaikka jossain Euroopan unionin maassa, keskustele vastuuohjaajasi, kv-yhteyshenkilösi ja kv-toimiston henkilökunnan kanssa sen soveltuvuudesta. Päätöksen kansainvälisen jaksopaikan soveltuvuudesta tekee vastuuopettaja, kv-yhteyshenkilö ja kv-toimiston henkilökunta tapauskohtaisesti.

Itsenäisen jakson matkajärjestelyt opiskelija hoitaa itse ja saa sitä varten Erasmus+ apurahan tililleen kokonaisuudessaan, pystyen näin valitsemaan majoituksensa, lentonsa ja vaikuttamaan niiden hintoihin.

Lopuksi: kv-jaksosi varmistuu vasta, kun vastaanottava taho vahvistaa ottavansa sinut vastaan. Pidetään peukkuja, onnea matkaan!

Joskus käy niin että paikkaa ei löydy. Syitä voivat olla esim. että valmisteluaikaa ei ole jätetty riittävästi, järkevänhintaista asumista ei saada järjestymään, kumppanimaan yritykset eivät halua vastaanottaa ulkomaisia opiskelijoita alalta, jolla maan lainsäädäntö asettaa rajoituksia tai koronarajoitukset estävät vastaanottavien yritysten toiminnan.

9. Matkan aikana ja matkan jälkeen

Itsearviointi- ja arviointilomake

Viimeisellä viikolla sinun tulee tehdä itsearviointi ja pyytää arviointi työpaikalta. Ohjeet löydät tämän sivun kohdasta 6 ja video-ohjeet täältä.

Lomake tulee palauttaa jakson jälkeen kv-toimistoon, vastuuopettajalle ja kv-yhteyshenkilölle skannattuna.

Matkaraportti

Kv-jaksosi jälkeen haluamme Keudassa tietää, miten kaikki sujui.

Tee jaksostasi vapaamuotoinen matkaraportti. Raportin voi olla vaikkapa video tai blogi, tai sitten perinteisempi kirjallinen raportti kuvin. Muista hyödyntää runsaasti ottamiasi kuvia! Sisältöön saat vinkkiä tästä Powerpoint -pohjasta.

HUOM! Vaikka raportti on vapaamuotoinen tulee siinä käsitellä yllä olevassa Powerpoint-pohjassa mainittuja kysymyksiä.

Pohdi matkaraportintekotapaa jo ennen matkaa. Suosittelemme, että aloitat raportin teon jo jakson aikana.

Voit tutustua vaihdoissa olleiden Keudan opiskelijoiden kokemuksiin ja kohdevaihtoehtoihin täältä. Meistä olisi hienoa saada myös sinun matkaraporttisi Keudanmatkassa -sivuille, teethän raportin siis tämä mielessä pitäen!

10. Matkan jälkeen

Saat loppupantin tilillesi, kun kaikki vaihtojaksoon kuuluvat dokumentit on tehty:

  • englanninkieliseen koulutussopimukseen (Training / Learning agreement) on saatu tarvittavat allekirjoitukset (lähtökohtaisesti ennen matkaa opettajan ja kv-toimiston toimesta)
  • olet toimittanut Iina Sirenille whatsapissa tai sähköpostitse kuvan/kuvia jaksolta ja kuulumisia postaukseeen Keudainternationa-instagramtilille
  • olet vastannut palautekyselyyn matkan jälkeen (linkki tulee sinulle koulun sähköpostiin lähettäjältä: replies-will-be-discarded@ec.europa.eu)
  • olet palauttanut kaikkien osapuolten allekirjoittaman, itsearvioinnin ja arvioinnin sisältämän itsearviointi-arviointidokumentin vastuuopettajallesi, kv-yhteyshenkilöllesi ja kv-toimistoon international@keuda.fi
  • olet palauttanut matkaraportin vastuuopettajalle, kv-yhteyshenkilöllesi ja kv-toimistoon international@keuda.fi