Miten hakeutua kansainväliselle jaksolle?

Keuda aloittaa kansainvälisten jaksojen järjestämisen niin lähtevien kuin saapuvien vaihto-opiskelijoiden osalta syyskuusta 2021 eteenpäin.

Jaksot suunnitellaan tapauskohtaisesti.

Käytännössä Keudan opiskelijoita voi lähteä kansainväliselle jaksolle aikaisintaan lokakuussa 2021, sillä aikaa jaksojen järjestämiseen on varattava tarpeeksi (3-6kk) työpaikalla järjestettävän koulutuksen paikkojen löytymiseksi.

Kansainvälisen jakson hakuohjeet Keudassa jo opiskelevalle opiskelijalle:

Alla listatut tehtävät ovat osa Kansainvälisessä työympäristössä toimiminen -tutkinnon osaa (15osp) ja ne ovat vaatimuksena myös Erasmus+ -apurahan saamiselle. Aikaa valmisteluille on hyvä varata reilusti. Kv-toimiston kautta etsittyjen kansainvälisten työssäoppimispaikkojen etsintään on varattava 4-6kk aikaa. Kun vaaditut tehtävät on opiskelijan puolesta tehty valmiiksi, nopeuttaa se järjestelyjä ja voimme saada ulkomaanjakson toteutumaan mahdollisesti nopeammallakin aikataululla.

Huom. Kun hakeudut kansainväliselle jaksolle, käytä aina täältä kotisivuilta ladattuja lomakkeita. Näin käytössäsi on aina uusimmat, päivitetyt versiot!

Lataa tästä check up list ja etene kv-jakson suunnittelussa kätevästi vaihe vaiheelta!

1. Tee hakemus kansainväliselle jaksolle

Varaa hakulomakkeen tekoon aikaa, sillä hakemukseen tarvitaan lausuntoja usealta henkilöltä.

Lataa tästä hakemus kansainväliseen vaihtoon.

  • Täytä hakemus, tallenna se ja välitä vastuuopettajallesi ja toimipisteesi yhteyshenkilölle sähköpostin liitetiedostona. Tässä lista kansainvälisten asioiden yhteyshenkilöistä toimipisteittäin.
  • Keskustele vastuuopettajasi kanssa toiveestasi päästä kansainväliselle jaksolle hyvissä ajoin HOKS-keskustelussa.
  • Kansainväliselle jaksolle päästäkseen opiskelijan tulee saada hakemukseensa vastuuopettajan ja tiimiesimiehen puolto. Opiskelijan on myös käytävä terveydenhoitajan vastaanotolla.
  • Hakemus voi kulkea sähköpostin liitetiedostona hyväksyjille, ja puolto voidaan antaa sähköposti-tiedoksiantona kv-yhteyshenkilölle ja kv-toimistoon: suvi.kylmala@keuda.fi
  • HUOM! Sinun on oltava 18-vuotta täyttänyt Keudan kansainvälisellä jaksolle lähtiessä.

(sähköinen hakemus kehitteillä syksyllä 2021)

2. Tee englanninkielinen ansioluettelo (CV) ja motivaatiokirje

Lähetä ne sähköpostin liitteenä kv-toimistoon: suvi.kylmala@keuda.fi (Muista tallentaa tiedostot omalla nimelläsi, esim. etunimi.sukunimi_CV)

Ansioluettelon tekoon löytyy hyviä pohjia netistä googlettamalla.

Voit käyttää esimerkiksi Europass online ansioluettelopohjaa tai Canva -ohjelmaa.

Vinkkejä ansioluettelon tekoon:

  • muista laittaa koko nimesi ja syntymäaikasi
  • laita itsestäsi tunnistettava kuva
  • laita koulutus ja työkokemus uusimmasta vanhimpaan
  • huomioi, että sinulla on työkokemusta myös opintojen aikaisesta työpaikalla järjestettävästä koulutuksesta! Tämänkin voit kuvailla ansioluettelossasi
  • Keudan englanninkielinen nimi on Keuda Group Vocational Education and Training
  • Oman tutkintosi englanninkielinen nimi löytyy täältä: Qualifications | Keuda.f
  • Katso tästä video-ohjeet Europass cv:n tekemiseen

Motivaatiokirjeessä kerrot hieman itsestäsi ja syistä miksi haluat lähteä kv-jaksolle. Lataa mallipohja tästä.

  • Kerro erityisesti millaisista työpaikoista ja -tehtävistä olisit kiinnostunut, ja millaista osaamista sinulla jo on omalta alaltasi. Tämä auttaa juuri sinulle sopivan, kiinnostavan paikan löytymisessä!
  • Muistathan: kielen, maan ja kansallisuuden nimet isoilla kirjaimella, esim. Finland, Finnish citizen, I speak Finnish and English.

3. Käy valmennuksessa

Keuda järjestää kansainvälisen jakson valmennuksia etäyhteyden kautta, Teams-kokouksina. Jokaisen ulkomaanjaksolle lähtevän opiskelijan on osallistuttava yhteen valmennukseen. Toimipisteen kv-yhteyshenkilö ilmoittaa opiskelijan valmennukseen.

Valmennuspäivät syksyllä 2021: 

  • tiistai 9.11.2021 klo: 12:30 – 16:00
  • tiistai 7.12.2021 klo: 12:30 – 16:00

Osallistu valmennukseen tästä linkistä: Liity kokoukseen napsauttamalla tästä

4. Tehdään sitoumus ja apurahasopimus

Tulosta, täytä ja lähetä kuvana tai scannattuna kv-toimistoon

Sitoumus

Täytä ja allekirjoita sitoumus, jotta sinulle voidaan maksaa apuraha. Sitoumus tehdään väärinkäytösten varalle, siinä opiskelija myös sitoutuu noudattamaan Keudan järjestyssääntöjä.

Toimita allekirjoitettu sitoumus kv-toimistoon kv-assistentti Iina Sirenille: iina.siren@keuda.fi

Apurahasopimus

Opiskelija saa kansainvälistä jaksoaan varten Erasmus+ -ohjelman apurahan. Apurahasopimuksen laatii Keudan kansainvälisten asioiden assistentti Iina Siren yhdessä opiskelijan kanssa. Apurahasopimuksen saat allekirjoitettavaksi kv-toimistosta sähköpostilla osoitteesta iina.siren@keuda.fi, kun jaksosi on varmistunut ja vaaditut dokumentit ja tiedot on välitetty kv-toimistoon.

Apuraha maksetaan opiskelijan sitoumuksessa ilmoittamalle tilille osittain ennen matkaa. Osa apurahasta maksetaan matkan jälkeen, kun kaikki vaihtojaksoon kuuluvat dokumentit on tehty ja opiskelija on:

  • vastannut kielitestiin (linkki tulee sinulle sähköpostiinlähettäjältä noreply@erasmusplusols.eu)
  • vastannut palautekyselyyn matkan jälkeen (linkki tulee sinulle sähköpostiin lähettäjältä: replies-will-be-discarded@ec.europa.eu)
  • palauttanut kaikkien osapuolten allekirjoituksen ja arvioinnin sisältämän Learning Agreementin: vastuuopettajallesi, kv-yhteyshenkilöllesi ja Suvi Kylmälälle (suvi.kylmala@keuda.fi).
  • palauttanut matkaraportin vastuuopettajalle, kv-yhteyshenkilöllesi ja Suvi Kylmälälle (suvi.kylmala@keuda.fi).

5. Tehdään Training Agreement eli koulutussopimus

Kun työpaikalla järjestettävän koulutuksen paikka on varmistunut, opintojesi vastuuopettaja yhteistyöllä kv-yhteyshenkilön kanssa tekee kanssasi koulutussopimuksen eli Training Agreementin.

Englanninkielisessä Training Agreementissa kuvataan mm. jakson ajankohta ja kesto, kohdemaa, työpaikka, jakson tavoitteet, tutkinnon osa johon kansainvälinen jakso kuuluu, ja turvallisuusasioita.

Jokainen kansainväliselle jaksolle lähtevä opiskelija voi suorittaa jaksollaan sovittaessa yhteisiä tutkinnon osia, ammatillisia tutkinnon osia tai niiden osa-alueita, Pinjasta löytyviä verkkokursseja sekä paikallisesti tarjottavan ammatillisen valinnaisen tutkinnonosan ”Kansainvälisessä työympäristössä toimiminen”, 15 osp. Lisätietoa tutkinnonosan suorittamisesta: janne.jousiaho@keuda.fi.

  • Toimita täytetty Training Agreement -dokumentti ennen lähtöä sähköpostin liitetiedostona Suvi Kylmälälle (suvi.kylmala@keuda.fi).
    • Itsenäiselle jaksolle lähtevien on toimitettava kv-toimistoon scannattu, vastaanottavan yrityksen allekirjoituksella varustettu Training agreement, josta löytyy yrityksen tarkat tiedot, jakson tarkat päivämäärät ja työajat. Tämä on edellytys apurahan saamiseksi. Kun sopimus on paperilla, voit myös itse matkustaa kohteeseen luottavaisin mielin.
    • Tuetun jakson kohdalla, Keudan kumppanikohteissa, toimitaan tapauskohtaisesti ja Training agreementin työpaikan allekirjoituksen, sekä muut tarkat tiedot voi tapauskohtaisesti saada/pyytää myös ensimmäisenä työpäivänä. Työpaikalla on ensimmäisenä päivänä tällöin mukana myös kumppaniorganisaatiomme yhteyshenkilö.

Tärkeää (lue tarkasti juuri ennen matkaa ja matkalla):

  • Ota täytetty Training agreement mukaan jaksolle paperisena (tai tulosta se kohteessa, mikäli olet varma, että ulkomaiselta työpaikaltasi löytyy tulostin).
  • Viimeisellä vaihtojakson viikolla, täytä Training agreementiin itsearviointi ja pyydä työpaikan edustajaa arvioimaan kirjallisesti jaksosi. Pyydä dokumenttiin myös vastaanottavan organisaation ja työpaikan mentorin allekirjoitus. Jaksolta palatessasi Training agreementin jokainen kohta tulee olla huolella täytetty, jotta voit saada apurahan pantin, eli loput apurahastasi tilillesi.
  • Palattuasi Suomeen, pyydä Learning agreementiin vielä oman opettajasi allekirjoitus ja palauta se scannattuna sähköpostin liitteenä vastuuopettajallesi, toimipisteesi kv-yhteyshenkilölle ja kv-toimistoon.

Tuntuuko hankalalta? Saat lisätietoja ja apua kv-toimistosta tai toimipisteen kv-yhteyshenkilöltä kun asia on sinulle ajankohtainen, ja tietenkin aina pyydettäessä!

6. Matkajärjestelyt

Keudalla on yli 34 kumppaniorganisaatioita, 15. eri kohdemaassa ympäri Eurooppaa. Järjestämme Keudan kv-toimiston kautta ulkomaan jaksoja vain kumppaniorganisaatioiden yhteystyöllä kaupungeissa, joissa kumppaniorganisaatiomme sijaitsevat.

Koronan varotoimiin liittyen

Maailman ja kohdemaan koronatilanne ja rajoitukset vaikuttavat jakson toteutumiseen. Huomaa, että odottamattomat tapahtumat, kuten sovitun työpaikan sulkeminen karanteenin vuoksi tai valtion määräyksin voi johtaa jakson muutoksiin, peruuntumiseen tai ennenaikaiseen keskeytymiseen. Tällaisia tilanteiden varalle on hyvä pohtia varasuunnitelmaa. Tutustu kohdemaan koronarajoituksiin ja koronaan liittyviin käytäntöihin hyvin ennalta. Huomaa, että usea kohdemaa, työpaikka ja/ tai vastaanottava organisaatio voi vaatia / suosia harjoittelijavalinnoissaan opiskelijaa, joilla on näyttää todistus kahdesta rokoteannoksesta.

  • Jaksot suunnitellaan aina tapauskohtaisesti
  • Tarkista yhdessä kv-toimiston kanssa matkavakuutukseen ja jaksolla oloon liittyvät vastuut ja muut huomiot (viimeistään valmennuksessa)
  • On hyvä ostaa lentoliput ja majoitus, jotka ovat siirrettävissä ja peruutettavissa.
  • Mieti, varaatko majoituksen hieman pidemmäksi ajaksi kuin ensisijainen paluulentopäivä, mahdollisten lentojen peruuntumisten tai muiden odottamattomien muutosten varalta. Muista käytännön vinkeistä kuulet mm. valmennuksessa lisää.
  • Tarkista Suomen ja kohdemaan maakohtaiset ja lentoyhtiökohtaiset maahanpääsyvaatimukset.
  • Perehdy / etsi tietoa kohdemaan koronaan liittyvistä rajoituksista ja vaikutuksista päivittäiseen elämään
    • Omakannasta voit ladata EU:n koronatodistuksen. Todistus on kolmiosainen, ja siihen kuuluvat todistus koronarokotuksesta, todistus rokotetestauksesta ja todistus sairastetusta koronavirustaudista.
  • Mene Omakanta -sivuille: Omakanta – Kanta.fi
  • Kirjaudu sisään omilla verkkopankkitunnuksillasi
  • Tulosta todistus Omakannasta ja ota se mukaan matkalle ja/tai tallenna todistus kännykkääsi muistiin.

7. Kv-jakso

Kv-jakso on 3vko-3kk kestävä työpaikalla järjestettävän koulutuksen jakso jossain päin Eurooppaa sijaitsevassa yrityksessä. Opiskelija siis menee jaksollaan työskentelemään paikalliseen yritykseen koulutussopimuksella  (Learning/Training agreement).

Vuonna 2018 Keudasta lähti 138 opiskelijaa ulkomaille tjk-jaksolle. Jaksojen kestot ovat olleet keskimäärin 5-6 viikkoa, ja ne hyväksiluetaan opintoihin.

Tuettu jakso

Järjestämme Keudan kv-toimiston kautta ulkomaan jaksoja vain kumppaniorganisaatioiden yhteystyöllä kaupungeissa, joissa kumppaniorganisaatiomme sijaitsevat. Kumppaniorganisaatioita Keudalla on yli 34, sijaiten 15. eri kohdemaassa ympäri Eurooppaa.

Lisäksi joillain aloilla on mahdollista suorittaa kv-jakso Venäjällä, Etelä-Koreassa tai Kiinassa.

Mikäli lähdet kv-jaksolle Keudan kumppanikohteeseen, Keudan kansainvälisten asioiden suunnittelija Suvi Kylmälä, kansainvälisen asioiden assistentti Iina Siren ja toimipisteen kv-yhteyshenkilö auttavat opiskelijaa tarvittaessa matkajärjestelyissä. Tällöin opiskelijan tekemä CV ja motivaatiokirje lähetetään ulkomaille kumppanikohteeseemme, jossa paikallinen yhteyshenkilö etsii opiskelijalle sopivaa työpaikalla järjestettävän koulutuksen paikkaa. Kansainvälinen jakso varmistuu vasta, kun sopiva työssäoppimispaikka ja asunto on löytynyt kohteessa.

Opiskelijan kanssa sovitaan hakuprosessin edetessä lentojen hankinnasta, lentokenttäkuljetuksista ja asumisesta kohteessa. Asumisasiat hoidetaan joko Keudan toimesta, yhteistyössä ulkomaisen kumppanitahomme kanssa, tai opiskelija voi hoitaa ne myös itse.

Mikäli Keuda maksaa opiskelijan lentoja, majoitusta tai muita kuluja, ne vähennetään opiskelijan tilille saamasta apurahan kokonaissummasta.

Itsenäinen jakso

Kannustamme opiskelijoitamme olemaan aktiivisia ja edistämään työelämä- ja työhakutaitoja ottamalla yhteyttä kansainvälisiin yrityksiin ja hankkimalla työpaikalla järjestettävän koulutuksen paikan jostain päin Eurooppaa itsenäisesti. Kun kv-toimisto ja opettajasi on hyväksyneet työpaikan (olleet heihin yhteydessä ja varmistaneet sen sopivuuden), voidaan sinulle myöntää Erasmus+ apuraha, jolla saat varattua majoituksen ja lennot, sekä katettua muita jakson kuluja. Kyse on tällöin ns. itsenäisestä jaksosta, jonka järjestelyt tekee opiskelija itsenäisesti.

Jos sinulla on tiedossa mahdollinen työssäoppimispaikka jossain Euroopan unionin maassa, keskustele vastuuohjaajasi, kv-yhteyshenkilösi ja kv-toimiston henkilökunnan kanssa sen soveltuvuudesta. Päätöksen kansainvälisen jaksopaikan soveltuvuudesta tekee vastuuopettaja, kv-yhteyshenkilö ja kv-toimiston henkilökunta tapauskohtaisesti.

Itsenäisen jakson matkajärjestelyt opiskelija hoitaa itse ja saa sitä varten Erasmus+ apurahan tililleen kokonaisuudessaan, pystyen näin valitsemaan majoituksensa, lentonsa ja vaikuttamaan niiden hintoihin.

8. Matkaraportti

Kv-jaksosi jälkeen haluamme Keudassa tietää, miten kaikki sujui. Tee sitä varten vapaamuotoinen matkaraportti. Sisältöön saat vinkkiä tästä pohjasta, mutta raportin toteutustapa on vapaa – se voi olla vaikkapa video tai blogi, tai sitten perinteisempi kirjallinen raportti kuvin. Muista hyödyntää runsaasti ottamiasi kuvia!

Pohdi matkaraportintekotapaa jo ennen matkaa. Suosittelemme jakson dokumentoimista jo jakson aikana.

Voit tutustua vaihdoissa olleiden Keudan opiskelijoiden kokemuksiin ja kohdevaihtoehtoihin Keudanmatkassa.com -sivuilta. Meistä olisi hienoa saada myös sinun matkaraporttisi Keudanmatkassa -sivuille, teethän raportin siis tämä mielessä pitäen!

Lopuksi: kv-jaksosi varmistuu vasta, kun vastaanottava taho vahvistaa ottavansa sinut vastaan ja mikäli Koronatilanne antaa matkalle myöten. Pidetään peukkuja, onnea matkaan!

Joskus käy niin että paikkaa ei löydy. Syitä voivat olla esim. että valmisteluaikaa ei ole jätetty riittävästi, järkevänhintaista asumista ei saada järjestymään, kumppanimaan yritykset eivät halua vastaanottaa ulkomaisia opiskelijoita alalta, jolla maan lainsäädäntö asettaa rajoituksia tai koronarajoitukset estävät vastaanottavien yritysten toiminnan.

9. Matkan jälkeen

Matkan jälkeen apurahan loppuosa maksetaan tilillesi, kun olet

  • vastannut palautekyselyyn matkan jälkeen (linkki tulee sinulle sähköpostiin lähettäjältä: replies-will-be-discarded@ec.europa.eu)
  • palauttanut kaikkien osapuolten allekirjoituksen ja arvioinnin sisältämän Learning Agreementin: vastuuopettajallesi, kv-yhteyshenkilöllesi ja Suvi Kylmälälle (suvi.kylmala@keuda.fi).
  • palauttanut matkaraportin vastuuopettajalle, kv-yhteyshenkilöllesi ja Suvi Kylmälälle (suvi.kylmala@keuda.fi).

Jos sinulla heräsi kysymyksiä, ota yhteyttä:

Suvi Kylmälä
+358 40 174 5534, suvi.kylmala@keuda.fi

Iina Siren
+358 50 407 3644, iina.siren@keuda.fi